Privacy | loopclub

PRIVACY STATEMENT – Voetweg 41 VZW

1. Inleiding

Voetweg 41 Loopclub Boutersem VZW (hierna “Voetweg 41”) hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens (en dat uw privacy wordt gerespecteerd). In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over (welke gegevens we verzamelen) hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Voetweg 41 houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening gegevensbescherming.

Iedereen die Lid wordt van Voetweg41 of deelneemt aan activiteiten van Voetweg en iedere gebruiker met een gebruikersprofiel op onze websites, inclusief maar niet beperkt tot onze website www.voetweg41.be (hierna ‘Lid’ en ‘Deelnemer’ en ‘Gebruiker’ en ‘Websites’) en iedere bezoeker (zijnde een gebruiker zonder gebruikersprofiel, hierna ‘Bezoeker’) van onze Website geeft in bepaalde omstandigheden enkele persoonsgegevens vrij, zoals opgesomd in deze Privacy Statement. Persoonsgegevens zijn die gegevens die ons toelaten u als natuurlijke persoon te identificeren.

Wij gebruiken en verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend in overeenstemming met de Privacywet en de andere relevante vigerende wettelijke voorschriften. Iedere verwijzing in deze Privacy Statement naar de “GDPR” betekent een verwijzing naar de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 van 27 april 2016 en de bijbehorende Belgische uitvoeringsbesluiten. Deze privacy statement doet geen afbreuk aan verdergaande wettelijke rechten waarover het Lid, de Deelnemer, de Gebruiker of Bezoeker zou beschikken.

Uiterlijk op het moment van het lid worden van Voetweg 41 of voorafgaand aan het eerste gebruik van de Website of deelname aan de activiteit, heeft het Lid, de Deelnemer, de Gebruiker of Bezoeker kennis genomen van deze Privacy Statement en deze uitdrukkelijk aanvaard. Bijgevolg gaat het Lid, de Deelnemer, de Gebruiker of Bezoeker akkoord met de verzameling en verwerking van zijn persoonsgegevens, op de wijze zoals hierin beschreven.

Ons privacy beleid is vatbaar voor toekomstige aanpassingen en wijzigingen. Deze zullen duidelijk gecommuniceerd worden aan de Leden, Deelnemer, Gebruiker of Bezoeker hetzij per mail, hetzij bij het eerste gebruik van de Website nadat dergelijke wijziging heeft plaatsgevonden, waarna het Lid, de Deelnemer, de Gebruiker of Bezoeker deze wijzigingen uitdrukkelijk aanvaardt. De laatste wijziging gebeurde op 21 mei 2018. Oudere versies van ons privacy statement zullen in ons archief worden opgeslagen.

2. Welke gegevens kunnen door onze vereniging worden opgevraagd, verwerkt en bewaard?

persoonlijke identiteits gegevens: naam, voornaam, adres, e-mail adres, telefoonnr,
rijksregisternummer, identiteitskaartnummer
persoonsgebonden gegevens: sexe, geboortedatum, geboorteplaats, medische attesten
foto's voor op onze website/FB pagina of voor promotionele doeleinden voor eigen activiteiten

3. Contactgegevens

Voetweg 41 is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Voetweg 41 Loopclub Boutersem VZW, Strijderstraat 22, 3370 Boutersem, ondernemingsnr. 0555.721.116, e-mail: voetweg41@gmail.com, hierna aangeduid door “Voetweg41”

4. Voor welke doeleinden worden mijn persoonsgegevens gebruikt?

Voetweg 41 verzamelt en verwerkt uw persoonsgegevens voor volgende limitatieve doeleinden:

administratieve contacten tussen Voetweg 41 en haar leden
mailings ivm activiteiten van Voetweg 41 of die door haar ondersteund of aanbevolen worden
verzekeren van leden /vrijwilligers bij bepaalde activiteiten
informatie die door de gemeente of overheidsinstanties worden opgevraagd bijvb in het kader van het toekennen van subsidies
Inschrijven voor activiteiten
aanschaffen van goederen (zoals bijvb loopkledij)
voor het bieden van een veilige, optimale en persoonlijke gebruikerservaring aan ieder lid, Gebruiker en Bezoeker van onze Website, zoals hieronder toegelicht
elk ander doeleinde waarover de Leden, Deelnemer, Gebruikers of Bezoekers op voorhand worden van ingelicht.

Voetweg 41 kan de persoonsgegevens gebruiken in het kader van de ontwikkeling van nieuwe diensten en functionaliteiten voor zover deze binnen de oorspronkelijke doelstelling valt, zoals opgenomen in de statuten van de Voetweg 41.

5. De registratie- en beveiligingsprocedure

5.1 Verzamelwijze(n) van de persoons gegevens:

Op het moment waarop men Lid wordt, of bij inschrijving activiteiten, doen van aankopen of andere aangegeven momenten, worden persoonsgegevens opgevraagd via de website of andere wijze (mail, …)

Bij het gebruik van onze Websites kan de aanmaak van een individueel gebruikersprofiel (onder ‘mijn account’) en de daarbij horende gebruikersregistratie nodig zijn. Dit houdt in dat we alle gegevens verzamelen die nodig zijn voor de dienstverlening (hierboven beschreven) en enkele essentiële contactgegevens. Deze gegevens zijn contactgegevens zoals adres, email-adres, telefoonnummer, details in verband met de dienstverlening.

5.2. Overdracht aan derde partijen binnen de EU?

De persoonsgegevens worden verwerkt voor intern gebruik binnen Voetweg 41 (dwz het bestuur ervan). Uw persoonsgegevens worden niet aan derde partijen verkocht, doorgegeven of meegedeeld, tenzij:

het delen van gegevens met het oog op het verzekeren of beschermen van de leden, zowel in het algemeen als met het ook op specifieke activiteiten
gegevens die door gemeenten of andere overheidsinstanties worden opgevraagd al dan niet in het kader van bepaalde specifieke activiteiten
dit noodzakelijk is om gevolg te kunnen geven aan een vraag van een Lid
Er een uitdrukkelijke toestemming is van het Lid, de Deelnemer, de Gebruiker of Bezoeker; of
Wanneer het doorgeven noodzakelijk is gelet op een zwaarwegend algemeen belang of recht of wettelijk verplicht is.

5.3 Gegevens van minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 18 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

5.4 Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

Alle personen die namens Voetweg 41 van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op onze systemen;
We zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
We testen en evalueren op jaarbasis onze maatregelen;

Onze bestuursleden/medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

6. Foto’s

Voetweg 41 maakt (of laat maken) foto’s van haar activiteiten die zij hetzij op haar website hetzij op andere media, zoals haar Facebook pagina post. Door Lid te worden van Voetweg 41 of deel te nemen aan haar activiteiten aanvaard het Lid en de Deelnemer dat foto’s waarop hij afgebeeld is, kunnen gepost worden. Op verzoek kunnen foto’s (gedeeltelijk) verwijderd worden.

7. Wat zijn mijn rechten?

7.1 Garantie van een rechtmatige en veilige verwerking van de persoonsgegevens

Voetweg41 bewaart uw persoonsgegevens zolang deze noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt, tenzij de toepasselijke wetgeving een langere bewaartermijn vereist. Concreet betekent dit:

Voor lidmaatschap: tot max 5 jaar na het einde van uw lidmaatschap
Voor deelname aan activiteiten: zolang wij gelijkaardige activiteiten organiseren, i.h.b. zodat Voetweg 41 U kan blijven op de hoogte houden van dergelijke activiteiten
Voor andere: tot 1 jaar nadat deze niet langer nodig zijn.

7.2 Recht op toegang en inzage

Ieder Lid, Deelnemer, Gebruiker of Bezoeker die zijn identiteit bewijst, beschikt over een recht op toegang en inzage tot informatie rond het al dan niet bestaan van verwerkingen van zijn persoonsgegevens, net als de doeleinden van deze verwerking, de categorieën van persoonsgegevens waarop deze verwerkingen betrekking hebben en de categorieën van ontvangers aan wie de gegevens worden verstrekt. Voetweg 41 verstrekt het verzoekende Lid, Deelnemer, Gebruiker of Bezoeker een kopie van de persoonsgegevens die worden verwerkt.

Het Lid, de Deelnemer, Gebruiker of Bezoeker kan via het contactformulier beschikbaar op www.voetweg41.be zijn recht op toegang aanvragen. Voetweg 41 zal in ieder geval binnen één (1) maand hieraan gevolg geven.

7.3 Recht op verbetering

Onjuiste of onvolledige persoonsgegevens kunnen steeds verbeterd of aangevuld worden. Daarnaast kan het Lid, de Deelnemer, Gebruiker of Bezoeker via het contactformulier beschikbaar op www.voetweg41.bezijn recht op verbetering uitoefenen. Voetweg 41 zal in ieder geval binnen één (1) maand hieraan gevolg geven.

7.4 Recht op gegevenswissing/vergetelheid

Ieder Lid, Deelnemer, Gebruiker of Bezoeker heeft het recht om kosteloos en zonder motivering zijn persoonsgegevens te laten wissen conform artikel 17 GDPR. Voetweg41 is hier in ieder geval toe verplicht wanneer een van de gronden van artikel 17 GDPR van toepassing is.

7.5 Recht op beperking van de verwerking en verzet

Ieder Lid, Deelnemer, Gebruiker of Bezoeker kan de beperking van de verwerking van zijn persoonsgegevens vragen op grond van de gevallen opgesomd in artikel 18 GDPR. Het Lid, de Deelnemer, Gebruiker of Bezoeker kan zich ten allen tijde, kosteloos en zonder motivering verzetten tegen de voorgenomen verwerking van zijn persoonsgegevens indien deze persoonsgegevens verkregen werden met het oog op direct marketing.

8. Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacy Commissie, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming: Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, Drukpersstraat, 35 te 1000 Brussel. telefoon: +32 274 48 00 e-mail:commission@privacycommission.be.

De betrokkene kan eveneens klacht indienen bij de rechtbank van Eerste Aanleg van zijn woonplaats. Voor meer informatie met betrekking tot klachten en mogelijkheden tot verhaal, wordt de betrokkene uitgenodigd om volgende link te raadplegen https://www.privacycommission.be/nl/klacht-en-beroep

* *